Wie jedes CMS besteht Typo 3 aus einem Frontend- und einem Backendbereich. Der Frontendbereich entspricht dem, was ein User nach Aufruf der Domain https://www.realschulebayern.de sehen kann. Das Backend ist das wichtigste Arbeitstool der Webseite, in dem Artikel geschrieben, vorhandene Artikel editiert, Bilder hochgeladen, Dokumente zum Download hinterlegt, Formulare erstellt und unter anderem auch neue Haupt- und Untermenüpunkte angelegt werden können.

In den Backendbereich gelangt man durch Anhängen von typo3 an die URL:

https://www.realschulebayern.de/typo3

Anschließend wird der Benutzername und das Passwort in das Anmeldeformular eingegeben.

Die erste Tätigkeit im Backend der Typo 3 Umgebung sollte immer die Veränderung und Anpassung der Benutzereinstellungen sein.

Hier sind folgende fünf Schritte zwingend notwendig:

• Neues Passwort vergeben
• Sprache umstellen
• Name vervollständigen und E-Mail Adresse eintragen

• Alle Häkchen wie im folgenden Sreenshot setzen

• Speichern, ausloggen und erneut anmelden um die Änderungen zu aktivieren

Jeder Editor sieht im Seitenbaum nur "seine" relevanten Seiten und Bereiche und kann auch nur auf diese Zugreifen.

Beispiel: Bezirk Mittelfranken

• Fährt man mit dem Mauszeiger über eine Seite, erscheint deren ID (spielt im späteren Verlauf noch eine Rolle)

• Durch Rechtsklick auf die jeweilige Seite erscheint ein Kontextmenü mit den wichtigsten Auswahlmöglichkeiten

• Durch Linksklick auf eine Seite wird in der rechten Spalte der aktuelle Inhalt angezeigt.
• Weiterhin stehen folgende Funktionen zur Auswahl (von links nach rechts):

• Neue Seite anlegen
• Webseite im Frontend anzeigen
• Seiteneigenschaften bearbeiten
• Die Seite im Seitenbaum verschieben
• Den Änderungsverlauf des Datensatzes anzeigen
• Über das Sternsymbol ist es möglich ein Lesezeichen für eine häufig verwendete Seite zu setzen:

• Auf die erzeugten Lesezeichen kann über das entsprechende Menü schnell und bequem zugegriffen werden:

Um einen neuen Ordner anzulegen einfach auf das Symbol „neu“ klicken, einen geeigneten Namen vergeben und neuen „Ordner anlegen“. Für jeden Bereich / Bezirk im Bayerischen Realschulnetz ist bereits ein Hauptordner angelegt. Die Zugriffsrechte eines Redakteurs beschränken sich dabei in der Regel auf den von ihm betreuten Bereich / Bezirk.

Auf das Symbol „hochladen“ klicken, Dateien auswählen und bestätigen. Hierbei können auch mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt und hochgeladen werden. Wird das Attribut „vorhandene Dateien überschreiben“ gesetzt, werden (alte) Dateien mit demselben Namen im selben Ordner durch die neue Datei ersetzt.

Durch einfachen Rechtsklick auf das Dateisymbol öffnet sich ein Kontextmenü. Hier ist es möglich, die Datei umzubenennen, auszuschneiden, zu kopieren oder zu löschen.

Achtung: Wenn man in Typo3 sehr umfangreiche Uploads vornimmt (z. B. Bilder einer  Veranstaltung), dann wird man trotz laufender Datenübertragung automatisch abgemeldet. Man muss also diese Uploads in kleinere Einheiten aufteilen.

Metadaten werden beim Einsatz späterer Erweiterungen (z .B. Dateilistenmodul für Downloads) wichtig. Hier ist es möglich, den Dateien zusätzliche Informationen mitzugeben.

Metadaten ändert man durch Rechtsklick auf das entsprechende Symbol. Sollte das Symbol nicht angezeigt werden muss zuerst die „erweiterte Ansicht“ eingestellt werden.

Hier ist es nun möglich den Titel des Dokuments zu ändern, eine Beschreibung oder einen Alternativtext anzugeben.

• Gewünschte Seite auswählen und Seiteninhalt anlegen

•   Inhaltselement wählen

• Überschrift vergeben und Text eingeben / kopieren
• Der Text kann mit dem Rich Text Editor (RTE) formatiert werden

• Das Inhaltselement wird angelegt und kann mit Klick auf "Dokument speichern und Webseite anzeigen" im Frontend angesehen werden.

• Entweder Dateien hochladen, oder bereits hochgeladene Dateien aus dem Verzeichnisbaum auswählen und hinzufügen

• Um die Bilder in einer Lightbox darstellen zu können, müssen folgende Attribute aktiviert werden:

• Im Reiter "Erscheinungsbild" können weitere Einstellungen getroffen werden (Bildausrichtung, Breite, Höhe, etc.)
• Hier macht es Sinn, sich an den Einstellungen bereits erstellter Inhalte zu orientieren, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.

• Wichtig ist hier die Einstellung der Spaltenzahl, sowie die Vorgabe einer einheitlichen Breite / Höhe der Bilde

Wählt man das Inhaltselement „Aufzählung“, wird jeder Zeile ein Aufzählungszeichen vorangestellt.

Durch das Inhaltselement „Tabellen“ können einfache Tabellen in Typo 3 erstellt werden. Dazu einfach die Spaltenzahl auswählen und die Spaltenüberschriften durch ein vertical bar (|) getrennt eingeben. Anschließend können die Inhalte der Zellen, ebenfalls durch ein vertical bar getrennt, eingetragen werden.

• Inhaltselement „Tabelle“ auswählen und Überschrift vergeben

•   Tabelle erzeugen

1. Flexibles Inhaltselement

Mit Hilfe eines Inhaltscontainers können Seiteninhalte mehrspaltig, in unterschiedlicher, prozentualer  Seitenbreite dargestellt werden.

Die Standardeinstellung ist hierbei immer 2/3 : 1/3, wobei die linke Spalte für Text, die rechte Spalte für ein Bild genutzt werden sollte.

•   Container werden zunächst wie Seiteninhalte angelegt:

•   Anschließend kann der gewünschte Container ausgewählt werden

• Die Überschrift für einen Inhaltscontainer muss nicht zwangsläufig vergeben werden, ist jedoch für die spätere Orientierung hilfreich.
• Nun können die einzelnen Spalten und Bereiche des Containers mit Inhalten (siehe 1. - 5.) gefüllt werden.

Achtung:

Bitte nicht von der angezeigten Breite der einzelnen Spalten eines Inhaltscontainers im Backend verwirren lassen. Auch bei der Einstellung 2/3 zu 1/3 werden im Backend die Spalten gleich groß angezeigt.

2. Inhaltscontainer mit Tab Funktion

Bei einigen Unterpunkten ist es sinnvoll die Inhalte mit Hilfe einer Tab Funktion darzustellen:

Inhaltselemente mit Tab Funktion können über die Funktion „Neues Inhaltselement“ als „Flexibles Inhaltselement“ eingefügt werden. Dabei stehen Templates mit drei, vier, fünf, sechs und sieben Tabs standardmäßig zur Verfügung.

• Nach dem Anlegen des Inhaltselements werden die Tab Namen vergeben

Anschließend können für die einzelnen Register (Tabs) wie gewohnt Inhaltselemente erstellt werden.

Zur optischen Aufbereitung der Seiteninhalte kann es sinnvoll sein einen Trenner einzufügen.

Ein Video kann ganz einfach per copy und paste integriert werden. Dazu einfach das Inhaltselement in der HTML Ansicht öffnen oder ein neues Inhaltselement als „Reines HTML“ erzeugen. Nun kann der vorher kopierte Code (Beispiel eines Youtube Videos) eingefügt werden.

Oft ist es sinnvoll und zeitsparend, bestehende Inhaltselemente zu kopieren, einzufügen und anschließend an die neuen Bedürfnisse anzupassen. Hierbei muss das Element kopiert, an der gewünschten Position eingefügt und anschließend sichtbar gemacht werden.

Um ein Element zu löschen muss erst in den Bearbeitungsmodus geschaltet werden.

Anschließend kann über das Symbol „Mülleimer“ das Element gelöscht werden.

• Markieren Sie das Objekt, das Sie als Hyperlink definieren wollen und wählen dann im Menü die Schaltfläche "Link einfügen":

Hinweis:

• Sie können jederzeit Art sowie Stil eines bereits definierten Hyperlinks verändern, indem Sie diese Schaltfläche erneut auf das gewählte Objekt anwenden.
• Mit Hilfe eines Hyperlinks kann man Objekte eines Textes auf folgende unterschiedliche Ziele verweisen lassen:

1. Seite: Ein interner Link auf eine Seite im BRN Seitenbaum.
2. Datei: Eine Datei aus der Dateiliste, die in der Regel zum Download angeboten wird.
3. Ordner: Es wird auf den Inhalt eines Ordners aus der Dateiliste verlinkt.
4. Externe URL: Link auf eine externe Seite.
5. E-Mail: Ausgabe mit E-Mail Symbol. Bei Klick auf die Mailadresse öffnet sich automatisch das voreingestellte Mail-Programm.

• Für jede dieser Hyperlinkarten müssen eigene Stile definiert werden. Hier am Beispiel Seite erklärt:

• Hier entscheidet der gewählte Stil, ob die Seite im aktuellen Fenster oder in einem neuen Fenster geöffnet wird.
• Je nach gewählter Art des Hyperlinks sowie dessen Stil wird im Frontend ein entsprechendes Icon verwendet:

• Sie befinden sich mit dem Cursor in dem Textabschnitt, den Sie als Absatz definieren wollen und wählen dann im Menü Blocktyp den Wert "Absatz":

• Sie befinden sich in einem Textabschnitt, der bereits als Absatz definiert ist und Sie wollen diesen aufteilen, indem Sie einen zweiten Absatz definieren. Dazu genügt es, die Eingabetaste (ENTER) zu betätigen:

Sie befinden sich mit dem Cursor in dem Textabschnitt, der als Absatz definiert ist und wählen dann aus dem Menü Blocktyp die Methode "Blockformat entfernen":

Sie befinden sich mit dem Cursor in dem Textabschnitt, den Sie als Fußzeile definieren wollen und wählen dann im Menü Blocktyp den Wert "Fußzeile":

Dadurch erzielen Sie folgendes Ergebnis:

Die gestrichelte Linie sowie Ausrichtung rechtsbündig wird automatisch ergänzt.

Sie befinden sich mit dem Cursor in dem Textabschnitt, dessen Stil Sie verändern wollen und wählen im Menü Blockstil die Methode "ausrichten => ...":

Als Überschrift für den Artikel stehen fünf verschiedene Überschriftsarten zur Verfügung, die sich in Schriftgröße und Formatierung unterscheiden. Standardmäßig ist die Überschrift 1 eingestellt.

Jeder Bereich / Bezirk hat jeweils…

• einen Leitartikel links auf der Startseite
• zwei aktuelle Nachrichten in der Listenansicht
• eine Aktuelles-Seite
• ein Archiv

Leitartikel auf der Bezirksstartseite (Bereichsstartseite):

• Ein Artikel wird zum Leitartikel, indem man ihn der Kategorie „Bezirk-Leitartikel“ (siehe Screenshot im Punkt „Anleitung zur Erstellung von Artikeln für das Nachrichtensystem“) zuordnet.
• Es wird maximal ein Leitartikel angezeigt (falls mehr als ein Leitartikel vorhanden ist, wird der Neueste angezeigt)

Listenansicht:

• Es werden maximal zwei Artikel in der Listenansicht angezeigt. Sind mehr als zwei Artikel im Nachrichtensystem, werden die zwei Neuesten angezeigt. 
• Jeder Artikel erscheint pro Seite nur einmal, d.h., falls ein Artikel Leitartikel ist, erscheint er nicht mehr in der Listenansicht.
• Nachdem die Artikel ihr Archivierungsdatum erreicht haben, wandern sie automatisch von der Listenansicht ins Archiv.

Anleitung zur Erstellung von Artikeln für das Nachrichtensystem:

• Wechseln Sie in die Listenansicht.
• Navigieren Sie im Seitenbaum in den Ordner News_Bezirk.
• Erstellen Sie einen neuen Datensatz.

•  Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen am Datensatz vor:

Für die Vorschautexte gelten bei der Darstellung auf der Startseite folgende Regeln:

• Die Texte der Leitartikel werden nach 710 Zeichen (immer nach dem letzten ganzen Wort) abgeschnitten und es wird ein "mehr..." Link gesetzt.
• Die Vorschautexte der Artikel in der Listenansicht werden nach 130 Zeichen (immer nach dem letzten ganzen Wort) abgeschnitten und es wird ein "mehr..." Link gesetzt.
• Ist ein Teaser (= Subheader/Untertitel) vergeben (ebenfalls auf max. 130 Zeichen begrenzt), so wird dieser verwendet, wenn nicht wird der normale Nachrichtentext als Vorschau verwendet und ggf. abgeschnitten.

Achtung: Wird eine Nachricht vom Leitartikel zur „normalen“ Meldung in der Listenansicht, sollte der Vorschautext noch einmal kontrolliert, bzw. überarbeitet werden, da nur noch 130 Zeichen zur Verfügung stehen!

Auch Leitartikel werden wie in 7.2 Artikel anlegen beschrieben erstellt.

Soll der Artikel ein Leitartikel sein, muss das im Register „Kategorien & Beziehungen“ deklariert werden.

• Das Archiv ist über den Link „Zum Archiv aktueller Meldungen“ auf der „Aktuelles-Seite“ erreichbar.
• Hier befinden sich alle Nachrichten, die bereits ihr Archivierungsdatum erreicht habe.

Mit Hilfe des Inhaltselements Dateilinks ist es möglich, Dokumentensammlungen eines Dateiordners schnell, einfach und übersichtlich darzustellen und als Link anzubieten.

Anwendung findet dieses Inhaltselement z. B. in der KMS-Datenbank und für die Verwaltung von Dokumentendownloads in den Bezirken.

Schritt 1: File collection im Ordner Verwaltung erstellen

• In die Listenansicht wechseln
• Im gewünschten Bereich oder Bezirk (hier: Unterfranken) auf den Ordner Verwaltung klicken
• File Collection als neuen Datensatz erzeugen

Schritt 2: Ordner als File collection definieren und freigeben

• Oben markierte Einstellungen vornehmen und zwischenspeichern.
• Nun steht im Auswahlfeld „Ordner“ die Dateiliste zur Verfügung.
• Vorher erzeugten Ordner mit den Dateien auswählen.

• Speichern und schließen

Das Ergebnis sollte nun folgendermaßen aussehen:

Schritt 3: Inhaltselement Dateilinks erzeugen

• Nun wählen wir die vorher erzeugte File collection (siehe Schritt 1 und 2) als Datensammlung aus.

• Optional kann die Sortierreihenfolge eingestellt werden.

• Wichtig: Bei Erscheinungsbild Layout 1 auswählen!

•   Speichern und schließen: Fertig!

• Ordner in der Dateiliste auswählen
• Metadaten bearbeiten

• Sollte die Auswahloption „Metadaten bearbeiten“ nicht zur Verfügung stehen, muss erst das Häkchen bei „Erweiterte Ansicht“ gesetzt werden.

Icons:

Icons werden je nach Dateityp automatisch erzeugt und angezeigt.

Linktext:

Als Linktext wird – wenn eingetragen – der bei der Datei unter „Title“ eingetragene Text ausgegeben. Wenn kein Titel eingetragen ist, dann wird der Dateiname als Linktext ausgegeben.

Beschreibung:

Falls bei der Datei unter „Description“ Text eingetragen wurde, dann wird dieser unterhalb des Linktextes als Beschreibung ausgegeben. Wenn keine Beschreibung eingetragen wird, dann wird auch keine ausgegeben.

FAQ`s können in Typo3 nicht nur für den eigentlichen Zweck (Frequently Asked Questions) eingesetzt werden, sondern stellen auch eine bequeme Erweiterung dar, um eine beliebige Anzahl aufklappbarer Tabs darzustellen.

Eine neue Kategorie erstellen

Schritt 1: Neuen Ordner anlgen

• Wechseln Sie zunächst in die Listenansicht und scrollen Sie im Seitenbaum in den Bereich FAQ.

• Legen Sie an der gewünschten Stelle einen neuen Ordner  in der Schreibweise FAQ_Cat_[Neuer Ordner] an.
• Falls untergeordnete Kategorien benötigt werden, legen Sie bitte Unterordner an.

• Die neuen Ordner müssen eventuell noch sichtbar gemacht werden.

Schritt 2: Kategorien im neu erstellten Ordner anlegen

• Erstellen Sie einen neuen Datensatz "Kategorien"

• Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf den Button „Dokument speichern und neues erstellen“.
• Die erstellten Kategorien stellen am Ende die einzelnen Tabs da (siehe Übersichtsbild oben).

• Legen Sie im Seitenbaum unter Inhalte in der Schreibweise „FAQ_Cont_[Neuer Inhalt]“ einen neuen Ordner an.

• Klicken Sie auf "Neuen Datensatz erstellen" und wählen Sie hier die Rubrik "Fragen und Antworten".

• Geben Sie Überschriften und Textinhalte ein.

• Dem Inhalt muss eine zuvor erstellte Kategorie zugewiesen werden.

• Speichern Sie und erstellen Sie gegebenenfalls weitere Fragen.

Die eingetragenen Fragen werden später im Plug-In folgendermaßen dargestellt:

• Legen Sie auf der gewünschten Seite ein neues Inhaltselement an und wählen Sie "Allgemeines Plug-In".

• Wählen Sie das Plug-In "FAQ" aus.

• Wählen Sie die zuvor angelegte Kategorie und treffen Sie bitte die unten abgebildeten Einstellungen.

• Aktivieren Sie nun im Reiter "Verhalten" die entsprechenden Inhalte.

• Speichern und schließen.

• Wechseln Sie in die Listansicht und erstellen Sie im Ordner Termine einen Unterordner nach dem Schema cal_[bereich].

• Speichern Sie den Ordner und machen Sie diesen sichtbar.
• Erstellen Sie eine neue Nachrichtenkategorie, vergeben Sie einen Namen und speichern Sie anschließend ab.

Die Erstellung von Events und die Pflege des Terminplanes werden im Folgenden am Beispiel der Seminarverwaltung dargestellt, können aber auf alle anderen Bereiche angewandt werden.

Der Terminplan für Seminarschulen enthält für jeden Prüfungsjahrgang eine separate Kategorie, sowie eine Kategorie für Dienstbesprechungen. Mit Klick auf die Kategorie „Alle Termine“ werden sämtliche Termine aller Kategorien angezeigt.

Eingabe von Terminen

Der Seitenbaum enthält für jede Kategorie einen Ordner mit dem Präfix „cal“.

Um einen neuen Termin anzulegen wechseln Sie in die Listenansicht, wählen die gewünschte Kalenderkategorie (hier: Dienstbesprechung) aus und erstellen einen neuen Datensatz.

Tragen Sie Ihre Termindaten in folgende Registerkarten ein:

Registerkarte Allgemein:

Registerkarte Medien:

Hier können Bilder eingefügt werden. Unter „Links“ kann auf eine Internetadresse verlinkt werden. Auch die Verlinkung zu Dateien (Formularen!) ist möglich.

Registerkarte Kategorien & Beziehungen:

Hier muss die richtige Kategorie ausgewählt werden (die Kategorie entspricht dem Ordner, in dem der Termin angelegt wird).

Bei „In Verbindung stehende Artikel“ können Links zu BRN-Seiten (z. B. ASR) durch Angabe der Seitennummer bei „Datensätze suchen“ erzeugt werden. Auch Links zu anderen Terminen sind durch Angabe der Nummer (oder direkter Auswahl der Seite) möglich.

Registerkarte Veranstaltungsinformationen:

Hier muss das Häkchen bei „ist eine Veranstaltung“ gesetzt und ein Startdatum angegeben werden. Die Uhrzeiten und das Enddatum sind optional. Der untere Bereich (Registrierungsinformationen) bleibt frei.

Freischaltung:

Der Termin ist nun angelegt, aber noch verborgen. Er erscheint in der Liste. Durch Klick auf das („klare“) Lämpchen wird er freigeschaltet (Lämpchen erscheint dann gelb):

Terminliste / Termine bearbeiten:

In der Liste können die Termine durch Klick auf „Startdatum“ sortiert werden. Falls diese Spalte nicht sichtbar ist, kann sie durch das + neben „Nachrichten“ eingeblendet werden.

Die Symbole nach jedem Termin ermöglichen die Bearbeitung:

• Stift: Aufruf der Eingabemaske (wie oben)
• Lämpchen: Termin ausblenden (er bleibt gespeichert, wird aber nicht mehr angezeigt). Achtung – erst wirksam, wenn man den Seiteninhalts-Cache gelöscht hat
• Mülleimer: Termin löschen
• Doppeltes Blatt: Einzeltermin kopieren
• Schere: Termin ausschneiden (um ihn in einem anderen Kalender einzufügen)

• Erstellen Sie an gewünschter Stelle eine neue Seite mit zusätzlicher Unterseite für die Einzelansicht.

• Fügen Sie das Nachrichten Plug-In ein und treffen Sie folgende Einstellungen:

• Auf der Unterseite „Terminplan-Einzelansicht“ muss ebenfalls ein Nachriten Plug-In eingefügt werden.
• Treffen Sie anschließend folgende Einstellungen:

• Bearbeiten Sie nun die Seite „Terminplan-Einzelansicht" und stellen Sie den Attributwert Sichtbarkeit auf „In Menüs verbergen“.